Какие документы нужны для проведения СОУТ

Зачем заранее готовить документы для СОУТ

СОУТ проводится не «в целом по организации», а по рабочим местам. Поэтому перед началом работ важно понять, какие рабочие места есть у работодателя, где они находятся, кто на них работает и какие условия труда нужно оценить.

По статье 9 Федерального закона № 426-ФЗ перед проведением специальной оценки условий труда работодатель создаёт комиссию и утверждает перечень рабочих мест, на которых будет проводиться СОУТ. Именно этот этап часто становится самым долгим, если у работодателя нет понятной информации по должностям, подразделениям и фактическим рабочим местам.

Проще говоря, документы нужны не «для галочки». Они помогают правильно определить объём работ, не пропустить рабочие места и корректно оформить результаты СОУТ.

Основные сведения об организации

На первом этапе обычно нужны общие данные о работодателе. К ним относятся:

• полное наименование организации или данные индивидуального предпринимателя;
• ИНН, ОГРН или ОГРНИП;
• юридический и фактический адрес;
• контактное лицо;
• телефон и электронная почта;
• сведения о руководителе;
• основной вид деятельности организации;
• информация о структурных подразделениях, если они есть.

Эти сведения нужны для оформления документов и идентификации работодателя. Если СОУТ проводится в нескольких помещениях, филиалах или подразделениях, важно сразу указать, где фактически находятся рабочие места.

Штатное расписание и список должностей

Один из ключевых документов для подготовки к СОУТ — штатное расписание или актуальный список должностей. По нему можно понять, какие должности есть в организации и какие рабочие места нужно рассмотреть.

Но важно не ограничиваться только названием должности. Одинаковые должности могут работать в разных условиях. Например, два специалиста могут числиться одинаково, но один работает в офисе, а другой — на складе или производственном участке. В таком случае условия труда могут отличаться.

Поэтому для СОУТ полезно подготовить не только штатное расписание, но и пояснение по фактическим рабочим местам: кто где работает, чем занимается и есть ли различия между одинаковыми должностями.

Перечень рабочих мест

Перечень рабочих мест — один из самых важных документов при подготовке к СОУТ. Его утверждает комиссия работодателя до начала проведения оценки.

В перечне обычно отражают:

• наименование рабочего места или должности;
• структурное подразделение;
• количество работников;
• количество аналогичных рабочих мест, если они есть;
• место фактического выполнения работы;
• особенности рабочего места, если они важны для оценки.

Например, в организации может быть рабочее место бухгалтера, водителя, кладовщика, медицинского работника, преподавателя, оператора, инженера, уборщика помещений. Для каждого рабочего места нужно понять, одинаковые ли условия труда у работников или есть различия.

Сведения о помещениях и местах работы

Для проведения СОУТ важно понимать, где фактически находятся рабочие места. Это может быть офис, кабинет, цех, склад, медицинский кабинет, учебный класс, торговый зал, производственная площадка или другое место.

Работодателю желательно подготовить:

• адреса помещений;
• перечень кабинетов, участков или зон;
• информацию о рабочих местах в каждом помещении;
• сведения о переездах или новых помещениях, если они были;
• данные о дистанционных работниках, если они есть.

Если организация недавно открыла новый офис, склад или другое помещение, это тоже важно указать. Новые рабочие места могут потребовать внеплановой СОУТ.

Информация об оборудовании и рабочих процессах

При подготовке к СОУТ важно описать не только должности, но и фактическую работу сотрудников. Эксперту нужно понимать, какие факторы могут быть на рабочем месте и нужно ли проводить исследования или измерения.

Может понадобиться информация:

• какое оборудование используется;
• есть ли производственные станки, инструменты, техника;
• применяются ли химические вещества, сырьё или материалы;
• есть ли шум, вибрация, пыль, микроклиматические особенности;
• связана ли работа с физической нагрузкой;
• есть ли работа за компьютером;
• используется ли транспорт;
• есть ли сменный график или ночная работа.

Для офисных рабочих мест этот список обычно проще. Для производственных, медицинских, складских, лабораторных и других рабочих мест данных может потребоваться больше.

Режим работы сотрудников

Режим работы тоже может иметь значение. Работодателю полезно подготовить сведения о графиках:

• пятидневная рабочая неделя;
• сменный график;
• ночные смены;
• неполный рабочий день;
• разъездной характер работы;
• работа вахтовым методом;
• дистанционная работа.

Эта информация помогает правильно описать условия труда и не смешивать разные рабочие места в одну группу, если фактически условия отличаются.

Документы по предыдущей СОУТ

Если СОУТ уже проводилась раньше, нужно подготовить предыдущие результаты. Они помогают понять, какие рабочие места уже оценивались, какие классы условий труда были установлены и не истёк ли срок действия результатов.

Обычно полезны:

• отчёт о проведении СОУТ;
• карты СОУТ;
• сводная ведомость результатов;
• перечень мероприятий по улучшению условий труда;
• декларация соответствия условий труда, если она подавалась;
• сведения о дате внесения результатов в информационную систему;
• документы об ознакомлении работников с результатами.

Если после предыдущей СОУТ появились новые рабочие места, изменились помещения, оборудование или должности, это нужно отметить отдельно.

Документы по производственному контролю и измерениям

Если в организации проводился производственный контроль или отдельные исследования факторов рабочей среды, такие материалы тоже могут быть полезны.

По статье 10 закона при идентификации вредных и опасных факторов могут учитываться результаты ранее проводившихся исследований и измерений, а также данные производственного контроля за условиями труда, если они есть.

Это не значит, что любые старые измерения автоматически заменяют СОУТ. Но они могут помочь эксперту лучше понять условия на рабочих местах и определить, какие факторы нужно рассматривать.

Сведения о медосмотрах, СИЗ и условиях труда

В зависимости от вида деятельности могут понадобиться дополнительные сведения:

• проводятся ли обязательные медицинские осмотры;
• какие средства индивидуальной защиты выдаются работникам;
• есть ли вредные или опасные производственные факторы;
• были ли несчастные случаи на производстве;
• выявлялись ли профессиональные заболевания;
• есть ли предписания инспекции труда;
• проводились ли мероприятия по улучшению условий труда.

Эти сведения помогают связать результаты СОУТ с реальной системой охраны труда в организации.

Какие документы готовит комиссия работодателя

Перед проведением СОУТ работодатель создаёт комиссию. Состав и порядок деятельности комиссии утверждаются приказом или распоряжением работодателя.

Обычно на этом этапе оформляют:

• приказ о создании комиссии по проведению СОУТ;
• состав комиссии;
• график проведения СОУТ;
• перечень рабочих мест;
• решение по аналогичным рабочим местам, если они есть.

Комиссия играет важную роль, потому что именно она утверждает перечень рабочих мест и участвует в проведении процедуры. Если перечень составлен неточно, это может повлиять на результат всей СОУТ.

Что такое аналогичные рабочие места

При подготовке документов часто возникает вопрос: можно ли объединить одинаковые рабочие места. Закон допускает понятие аналогичных рабочих мест, но применять его нужно аккуратно.

Рабочие места могут считаться аналогичными, если они действительно похожи по условиям труда: одинаковые должности, одинаковые обязанности, одинаковое оборудование, одинаковые помещения или зоны, одинаковый режим работы и одинаковые факторы воздействия.

Например, если несколько офисных специалистов работают в одном помещении, выполняют одинаковую работу и используют одинаковое оборудование, вопрос аналогичности можно рассматривать. Но если должности называются одинаково, а фактические условия разные, автоматически объединять такие места нельзя.

Частые вопросы